Jeder kennt es: Ordner voller Papiere, Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge stapeln sich, und man fragt sich irgendwann: Muss ich das eigentlich noch aufbewahren? Und wenn ja, wie lange genau?

Als Privatperson gibt es in Deutschland keine gesetzliche allgemeine Aufbewahrungspflicht – aber einige Unterlagen sollte man dennoch aus steuerlichen, rechtlichen oder praktischen Gründen behalten. In diesem Beitrag zeige ich, welche Dokumente du aufbewahren solltest, wie lange und wie du Ordnung in deine Unterlagen bringst.

Warum bestimmte Unterlagen so wichtig sind

Im Laufe deines Lebens sammelst du eine Menge Dokumente – von Rechnungen über Verträge bis hin zu Zeugnissen. Nicht alle sind dauerhaft notwendig, aber viele Unterlagen sind für spätere Lebensphasen sehr wichtig. Sie helfen dir, Ansprüche wie die Rente, Erbschaften oder Versicherungspolicen zu sichern und sind oft notwendig, wenn du mit Behörden oder Unternehmen kommunizierst.

Die wichtigsten Unterlagen, die du dauerhaft aufbewahren solltest

Hier eine Liste der Unterlagen, die du niemals entsorgen solltest:

1. Wichtige persönliche Dokumente

• Geburts- oder Adoptionsurkunden
• Heiratsurkunden oder Scheidungsbeschlüsse
• Gültige Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass)
• Namensänderungsurkunden, Erbscheine
• Sozialversicherungsausweis
• Patientenverfügungen
• Unterlagen zu Aufenthalten in geschlossenen Einrichtungen (z. B. Kinderheim, Klinik)
• Zeugnisse und Arbeitsnachweise (Studienabschluss, Gesellenbrief, Arbeitszeugnisse)
• Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide (Aufbewahrungspflicht 30 Jahre)

2. Finanzielle Unterlagen

• Kaufverträge und Kreditunterlagen (insbesondere zu Immobilien)
• Belege zu größeren Anschaffungen (Auto, wertvolle Uhren)
• Sparbücher, Aktien und Wertpapiere in Papierform
• Lebensversicherungspolicen

3. Unterlagen zur Altersvorsorge

• Arbeitsverträge und Meldungen zur Sozialversicherung
• Nachweise über Erwerbslosigkeit
• Kontenklärung bei der Deutschen Rentenversicherung: Diese hilft dir, Lücken in deinem Versicherungsverlauf zu schließen und den Rentenanspruch korrekt zu berechnen.

4. Testamente und Nachlassdokumente

• Testamente sollten beim Nachlassgericht oder Amtsgericht verwahrt werden – nicht zu Hause.

Unterlagen, die du für bestimmte Zeiträume aufbewahren solltest

Nicht alle Dokumente müssen für immer aufbewahrt werden. Einige haben spezifische Aufbewahrungsfristen. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Fristen:

Dokument	Aufbewahrungsfrist
Gehaltsabrechnungen	Mindestens 1 Jahr
Handwerkerrechnungen	Mindestens 2 Jahre
Kontoauszüge, Überweisungen	Mindestens 3 Jahre
Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Kautionsnachweise	Mindestens 3 Jahre
Steuerunterlagen (Steuerbescheid, Belege)	Mindestens 10 Jahre
Handwerkerrechnungen (Eigentümer/Vermieter)	6 Jahre
Steuerunterlagen (Einkünfte über 500.000 EUR/Jahr)	6 Jahre

Gehaltsabrechnungen

Es ist ratsam, Gehaltsabrechnungen mindestens ein Jahr lang aufzubewahren, vor allem wenn du sie für Kreditanfragen oder Unterhaltsfragen benötigst. Alle Lohnsteuerbescheinigungen solltest du aber dauerhaft aufbewahren.

Handwerkerrechnungen

Wenn du eine private Immobilie besitzt, solltest du Handwerkerrechnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahren, um im Fall von Gewährleistungsansprüchen abgesichert zu sein. Als Vermieter gelten längere Aufbewahrungsfristen von bis zu sechs Jahren.

Kontoauszüge

Kontoauszüge solltest du mindestens drei Jahre lang aufbewahren, insbesondere wenn du wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Abonnements nachweisen musst.

Steuerunterlagen

Steuerbescheide und relevante Belege musst du für mindestens 10 Jahre aufbewahren, da sie für zukünftige staatliche Förderungen oder Steueranfragen von Bedeutung sein können.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder der Vertrag abgeschlossen wurde. Beispiel: Eine Handwerkerrechnung vom 6. Juni 2022 hat ihre Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2023 und endet am 31. Dezember 2024.

Digitale Unterlagen: Was du beachten solltest

Die Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente sind die gleichen wie für analoge Unterlagen. Wenn du Dokumente in digitaler Form aufbewahrst, solltest du regelmäßig Sicherungskopien erstellen und sie auf einem sicheren Speichermedium archivieren.

Tipp: Lade deine Kontoauszüge regelmäßig herunter, um sie unabhängig von deinem Online-Banking zu haben. Auch Entwürfe von Dokumenten solltest du nur so lange aufbewahren, wie sie relevant sind – nach der endgültigen Fassung können diese gelöscht werden.

Sicherheit beim Vernichten von Unterlagen

Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und du bestimmte Unterlagen nicht mehr benötigst, solltest du sie sicher vernichten, um deine Daten vor Missbrauch zu schützen. Für analoge Dokumente ist es am sichersten, einen Aktenvernichter zu verwenden. Achte darauf, dass die Vernichtung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgt, insbesondere bei sensiblen persönlichen Daten wie:

• Name
• Geburtsdatum
• Adresse
• Krankendaten
• Kontonummern

Für digitale Dokumente solltest du sicherstellen, dass diese vollständig gelöscht werden. Programme wie Eraser helfen dabei, Daten von Festplatten oder Speichermedien zu löschen. Vermeide es, Speichermedien ohne vollständige Datenlöschung weiterzugeben oder zu verkaufen.

Fazit

Die richtige Aufbewahrung von Unterlagen ist eine wichtige Grundlage für rechtliche Absicherung und eine effiziente Verwaltung deiner persönlichen Angelegenheiten. Nicht alle Dokumente müssen für immer aufbewahrt werden, aber die oben genannten wichtigen Unterlagen solltest du gut sichern. Achte auf die richtigen Aufbewahrungsfristen und stelle sicher, dass du nicht mehr benötigte Dokumente sicher vernichtest.

Hast du Fragen zur Aufbewahrung von Unterlagen oder benötigst du Tipps zur Archivierung? Dann schreib mir gern einen Kommentar!